理想のオフィスを実現するために。 オフィス環境を調査し 最適なソリューションをご提供する「Office Well」

東海林 働き方改革関連法の施行なども背景として、企業の働き方改革はまさに待ったなしの状況です。その働き方改革を実行するにあたり、“働く場”すなわちオフィスが従業員の働き方に与える影響は大きく、オフィス環境の改善に多くの企業が注目しています。
フリーアドレスやテレワークの導入、コワーキングスペースの活用など、その方法は多々ありますが、私たちは企業それぞれが自社に適したオフィスを構築することが重要だと考えており、そのためには実際に利用する従業員の声をしっかりとオフィス環境に反映するべきだと考えています。

長政 そのような考えのもと、昨年は当社でも本社の移転を実施しました。移転コンセプトは「REAL BREAKTHROUGH」です。4フロアに分散していたオフィスを面積の大きなワンフロアに集約し、部門間の物理的な隔たりを取り払うとともに、フリーアドレスを導入して社員間の気持ちの面での壁をも取り払う試みを実行しました。その結果、本社に勤務する社員全員が一つの空間で執務することになり、これまで顔を合わせる機会の少なかった社員間にもFace To Faceのコミュニケーションが生まれたと感じています。また、偶発的なコミュニケーションを発生させるために、目的別のラウンジも3か所設置しました。朝や夕方にはこのラウンジで業務を行っている社員も多く、コミュニケーションの活性化に一役買っていると感じています。

池田 私たちに寄せられるご相談にも、コミュニケーションを増やすためにオフィスを集約したいという声は多くあります。しかしそれとは反対に、サテライトオフィスやシェアオフィスを活用した分散型のオフィスもまた存在します。
これは、「本社に全従業員が集まって働く必要が本当にあるのか？」「営業ラインであれば顧客市場に拠点を分散させ、フットワークを軽くした方が良いのではないか？」といった考え方に基づくもので、効率性や生産性の観点から、働く場所の分散状況を見直す企業も徐々に増えてきています。
かつてオフィスは、デスクやPCなど最低限必要なものだけが置かれた「執務の場所」でした。しかし近年は、そもそも会社に通勤して働くことの意味や、従業員が一か所に集まることの意味などが求められるようになっています。

長政 最適なオフィスを実現するためには「どの立地にどのくらいの規模のオフィスを設けるべきなのか？」そしてそのオフィスに「何を取り入れ、何を削減するべきなのか？」と、よくお客様からご相談を受けるのですが、その答えは企業によって異なります。オフィスに求めるものが常に変化をしていく事業環境のなかでは、どの企業も今の働き方とオフィス環境には少なからずミスマッチが生じている可能性があり、それがオフィスの課題として存在しているからです。
この課題は顕在化しているものばかりではなく、むしろ潜在的なものが多いと感じています。これらを解決しつつ、更に今の働き方だけではなく、今後の目指すべき働き方をも視野に入れてオフィスを構築していく必要があります。

池田 そこで私たちカスタマーリレーションチームは、お客様の従業員の方々へのアンケート調査からオフィスに潜む課題を抽出し、その解決策をご提案する「Office Well」というサービスを提供させていただいています。自社のオフィスの在るべき姿をしっかり把握し、自社にとって最適なオフィスを、最良のタイミングで構築するためのファーストステップとしてご活用いただいています。

東海林 アンケート調査で得られるオフィスで働く方々の声は、普段であれば声に出さないであろう些細なことから、会社への提言まで様々です。更に、営業ラインとコーポレートスタッフ、そして経営者では、オフィスに対する視点が違いますから、その意見にも当然違いが出てきます。

池田 最近は、階層や部門に係りなく伺う意見として、「オフィスを企業の個性やアイデンティティを表現する場所にしたい」というものがあります。
以前は事業内容や会社規模が違っても同じような創りのオフィスが大半でしたが、いまは企業が自社の個性をオフィスで体現するようになりました。

長政 あるお客様が新しいオフィスに移転をして、社長室がすべての従業員、さらには部外者に対しても完全にオープンだったことにはびっくりしました。これは開放的な社風をオフィスの形に置き換えた事例ですが、そういったところで自分たちらしさを感じてもらいたいという、たいへん面白い取り組みだと思いましたね。

東海林 また、オフィス創りはリクルーティングにも大きな影響を与えます。特にミレニアル世代の価値観として、「自分にとって働きやすそうなオフィスかどうか」は会社選びの際の条件として上位に来るものと言われています。
優秀な人材の獲得が企業の成長性を大きく左右する現在の経営環境において、オフィスは企業として目的意識を持って戦略的に構築していくべきポイントだと思います。

東海林 ここ数年はオフィス需要が非常に高く、空室率は過去にないほどの低水準で推移しています。ですから一般情報として市場に出ている物件だけでなく、オープンになる前の空室予兆物件の情報も、間違いなく数が限られています。移転を前提に検討しているものの借りたくても借りられない状況が続き、当社宛てにご相談いただくお客様も多くいらっしゃいます。

長政 理想の物件になかなか巡り合うことができない状況だからこそ、予算、立地、ビルスペックなど、お客様の課題解決につながるような物件が出てきたときには、迷いのないスピーディーな意思決定が求められます。オフィスの何を解決したいのか、そのために必要な施策は移転なのか改修なのか。予算の調整、スケジュールの想定など、オフィス改善に至る様々な要素を事前にシミュレーションしておくことで、移転が必要な場合であっても、借りたくても借りられない状況からの脱却、お客様にとって最適な物件の確保に貢献いたします。

池田 加えて、経営者や社員、社外のステークホルダーに対してエビデンスを準備しておくことも重要だと考えます。第三者による客観的な調査を行ったうえで、今のオフィスの課題を明確にし、その解決策としてオフィス戦略の方向性を定めたことを説明できる根拠を準備することが必要と考えています。オフィスの移転には大きなお金が動きます。上場企業であれば株価への影響もあるでしょうし、正当な理由が必要になるはずです。

長政 「Office Well」のアンケートは、基本的にオフィス単位で、そこで働く全ての皆さまを対象として、経営者、管理職、現場などそれぞれの立場からの声を伺います。そこに在席率などの客観データも掛け合わせて分析を行うことでオフィスの課題を抽出し、その課題に対する解決策を新オフィスに求める要件としてとりまとめます。加えて、賃貸借契約終期、マーケットと比べた現在の賃料など、私たち不動産会社ならではの要素も含めたレポートを提出することも可能ですので、社内説明の際のエビデンスとしてもご利用いただけます。

池田 今後企業にとって「人」の重要性は更に増してくると考えています。オフィスという場で企業は何を実現したいのか、経営者は大きく問われる時代に突入していると感じます。そのためのファーストステップとして、そこで働く全ての皆さまの生の声を正確に把握し、どの様な点がオフィスの課題として認識されているのか、課題点のボリュームゾーンを正確に把握することが非常に重要と考えます。
私たちカスタマーリレーションチームは、アンケートを基にした客観的な分析を通じて、お客様のオフィスの課題点を顕在化させ、お客様にとって最適な解決策を「移転」or「残留」両方の目線からご提案させて頂きます。まずは是非一度、私たちのサービスをお試しいただければと思います。