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『不動産システム』でCRE戦略を効率化する!

2019.08.22

不動産を所有する企業において、不動産管理業務は多岐にわたり、非常に煩雑な事務作業が必要になる。しかも不動産運用を拡大するとなれば、関連部門の負担増加も避けられない。多くの企業がこのような課題を抱える中、最近注目されているのが不動産管理システムの導入だ。今回は、不動産管理を効率化し生産性を向上させるための最新の不動産管理システム事情を紹介していく。

点在する拠点、工場、賃貸物件…不動産管理は事務作業の連続、いかに効率化するか?

企業の不動産管理部門は日々膨大な事務作業に追われている。専門の管理部門をもつ大手不動産デベロッパーはともかく、不動産運用、管理を専業としない企業ではその負担は特に大きいだろう。
企業が管理する不動産の例を挙げると、工場や生産拠点、社宅や社員寮(社有物件)、流通業における倉庫物件など、多くの企業が不動産を持っていることが想像できる。そして、保有する物件が多ければ多いほど、複雑な事務手続きが発生することになる。各地に散在するオフィスや工場、物流拠点をはじめとする多種多様な物件を管理したいと考えた場合、物件状況の見直しだけでも大きな負担となりうる。また、不動産管理業務には日々変化する情報へ対応することが求められる。地価や賃料の変動、物件ごとに異なる契約・更新・解約の手続き、修繕やクレーム対応もある。これらの情報管理も大きな負担であるうえに、さらに情報を活かして効率的に不動産を運用していくことは難しい。
では、煩雑な不動産管理をどうすれば効率化できるのか。それはデジタル化してシステム処理することだ。それも物件の情報などをExcel等のデータで管理するというものにとどまらず、不動産管理の実務に即したシステムを活用する必要がある。しかし従来のやり方を変え、新たなシステムを取り入れるとなると、時間と労働力、コストがかかる。不動産専業でない企業では、これまで不動産管理に特化したシステムの導入が進んでいない理由はここにある。

話題のクラウド型システムなら、効率的に専門性が高い不動産管理システムを導入できる

不動産管理のシステムが導入されてこなかった理由には、「時間や手間がかかる」以外にも「システム導入の専門知識がない」、「本業ではないところに投資しにくい」といったものが考えられる。これらの解決の手立てとなるのが、最近話題の「クラウドシステム」だ。クラウドシステムとは、ソフトウェアやハードウェアなどを自社で購入することなく、ネットワーク経由で利用できるサービスである。クラウド型のサービスは、ネットワーク上に情報とシステムを集約し、利用者はその情報に場所を選ばずにアクセスして活用する。誰もが同じ情報にアクセスするため、効率的に情報管理ができる利点がある。例えば、本社で情報を更新したファイルがあっても、支社にはその情報が伝わっていないということがありえるが、クラウド型のシステムを活用すればそういった情報共有の遅れは解消できる。
また、専用のソフトウェアや機器をいくつもそろえるといった手間やコストを省くことができる。効率的に情報管理ができる利点がある。また、更新やメンテナンスを自社で行う必要もなく、自社内に高額なサーバーを置いたりアプリケーションを購入したりする必要もないため、初期コストの低減も可能になる。使用料金は年額や月額のものがほとんどで、使用状況によって変動するため、総合的にはコストダウンできるケースが多いようだ。また、不動産管理会社などが活用しているシステムに近い機能を活用できることも大きなメリットだと言える。
三菱地所リアルエステートサービスが提供する「不動産一元管理システム CRE@M」もその一つだ。「CRE@M」を活用した一例を挙げると、複数の生産工場や倉庫を保有する食品メーカーが、クラウドサービスを導入したケースがある。このメーカーはM&Aにより拠点の統廃合をくり返したため、不動産管理でも異なるやり方のものが混在してしまい、相当煩雑な状況になっていた。そこで、クラウド型の不動産システムを導入し、管理すべき不動産の情報を一元化した。そのために、地域内で重複する物件の整理、効率的な物件の配置などが行われ、統廃合時の混乱は早期に収束し、無駄な物件の売却、契約解除を進めることができた。
→より詳しい事例はこちらに(https://www.mecyes.co.jp/cream/case/

社内の生産性向上、効率化のためにも、不動産管理システムを活用すべき

不動産管理業務を負担に感じている企業が多いのは、そもそも不動産の管理というものが、専門性が高く煩雑で手間がかかるからだ。物件ごとに異なる固定資産税などの基本情報と運用状況など、不動産に関わる専門知識を必要とする業務もあれば、会計的な知識を必要とする業務もある。専門知識を習得するには時間がかかり、習得後も慣れがなければ大きなミスにつながりやすい。一般企業で不動産管理を円滑に行うためには、かなりの人員や時間、コストが必要になってくる。
人材の育成に関しても避けられない問題がある。上記のような業務を行う社員の育成には、多くの時間がかかるということだ。そして業務の引き継ぎも容易ではない。前任者のノウハウが途絶えてしまうのではないかという心配は、多くの企業の社員が経験しているだろう。その点、クラウドシステムであれば、システム自体の運用や保守・操作方法などは提供側が専任のサポートスタッフを備えていることが多いため、社内での負担を軽減することができる。
多くの事務作業にいえることだが、これらの作業をいかに効率化することができるかは、企業の生産性向上の鍵をにぎっている。もし、不動産管理業務を負担に感じているならば、早急に効率化しておくべきだろう。また今後、管理運営を拡大していこうと考えているならば、なおさら不動産管理にはシステムの導入を検討するべきだといえる。
不動産管理システムは、現状の複雑な管理の効率化を実現し、会社の生産性向上に大きく貢献できるツールなのだ。

不動産資産を多く抱える企業のお客様は不動産の管理についてご苦労やご不明点を抱えていらっしゃることが多いです。そのようなお客様をお手伝いするツールとして、弊社、三菱地所リアルエステートサービスでは、企業の不動産を統合管理するクラウド型システム「CRE@M」 を提供しています。 お気軽にご相談 ください。