企業評価向上につながるBCP、BCM

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BCPは、「事業継続計画」の略称です。自然災害や感染症の蔓延など、予期せぬ事態が毎年のように発生しています。緊急事態が発生した場合に、「企業としてどういった行動を取るべきか」、「従業員が頭に入れておくべき方向性や優先順位は何か」などの具体的な対策を立てておくことで、冷静に対応することができるでしょう。BCP策定により、緊急事態でも事業の継続や早期復旧を可能にし、損失の抑制にもつながります。本記事では、BCPやBCM(「事業継続マネジメント」)の必要性、企業としてできるBCMを意識したオフィス作りについて解説します。

BCPとBCMの違い

BCPは、「事業継続計画」の略称です。 Business Continuity Planの頭文字を取り、BCPといいます。企業は緊急事態(自然災害や大火災、テロなど)に遭遇した場合、損失を最小限にとどめつつ中核事業の継続や早期復旧を目指して行動することが求められます。しかし、緊急事態は突然発生するため、対応によっては、経営基盤がダメージを受け、倒産の可能性もあります。また、事業の縮小を余儀なくされ、人員削減を伴うケースもあるでしょう。こうした不測の事態に備えるために、BCP対策は必要です。

また、BCPに関連した言葉に、「BCM」があります。BCMは、Business Continuity Managementの頭文字を取ったもので、「事業継続マネジメント」、すなわち事業継続計画(BCP)のマネジメントを指します。事業計画の策定から、導入や運営、その後の見直しや改善に至るまでがBCMに含まれます。BCMは、BCPをベースにあらゆるリスクへの対策をマネジメントすることで、有事の際の迅速な判断や早期復旧にも寄与します。また、BCMには有事の際の対応だけでなく、組織内へのBCPの啓蒙なども含まれます。

BCPが生まれた背景

日本は海に囲まれ、山脈があり自然豊かな一方、複数のプレートの影響で世界有数の地震多発地帯です。地震や台風などの自然災害はその度に人々や企業に甚大な被害をもたらしました。企業によっては、事業縮小や倒産を余儀なくされるケースもあり、特に、東日本大震災以降、多くの企業がBCPに注目するようになりました。また、新型コロナウイルス感染症の拡大もBCPやBCMの対策を検討する必要性を後押しし、外部要因に影響を受けにくい、持続可能で安定した経営を行うことが各企業の課題となっています。

BCMの重要性

ここからは、BCMの役割を解説します。

前述の通り、BCMはBCPをもとに有事の際の自社の事業中断リスクを軽減し、仮に中断したとしても、早期復旧が行えるようにマネジメントをおこなうことです。そして、BCPを策定する際には、その後の運用・改善までを考慮して策定することが大切です。
BCPには、基本的に次のような内容が記載されます。

  • BCPの基本方針(目的や方針、守るべき事業、運用方針など)
  • 重大なリスクと被害の想定(事業継続を脅かすもの)
  • 事前対策方法(インフラ、拠点、人的・物的資源、情報伝達系統、資金など)
  • 緊急時の体制について(責任者、権限移譲と代行、機能と役割など)
  • 行動手順(緊急事態発生時のBCP発動、初動・復旧マニュアルなど)

これらは、策定後は研修やロールプレイングなどを行い、従業員へ浸透させることが必要です。そこで求められるのがBCMによる総合的なマネジメントです。BCMはBCPの内容をもとに次のようなマネジメントを行います。

  • 被害の抑止・軽減対策
  • 緊急事態発生時の行動や復旧対応マニュアルなどの策定
  • 研修や訓練の計画・実施(組織内に対策が浸透するような意識啓発など)

BCP・BCMを意識したオフィスビルの選び方

BCPやBCMを検討する上で、建物の防災対策(マニュアル整備や備蓄)や周辺環境の把握などの重要性は前述した通りです。では、具体的にどのように取り組めば良いのでしょうか。ここからは、次のようなチェックすべき項目について解説します。

  • 耐震性能(「新耐震基準」を満たしているかどうか)
  • 非常用電源などのインフラ確保
  • 管理会社による防災対策の充実
  • 感染症対策(空調性能など)
  • 周辺環境(ハザードマップの確認)

耐震性能について

建物の耐震は、「新耐震基準」をクリアしているか否かを確認しましょう。「新耐震基準」とは、「震度5強程度の中規模地震ではほとんど損傷が生じず、震度6強から7程度の大規模地震で倒壊・崩壊しない」という基準です。この基準は、1981年より施行されているため、1983年以降に建設されたビルであれば、基準を満たしていると考えて良いでしょう。

インフラの確保

自然災害やテロなどが発生した場合、インフラの確保は欠かせません。オフィスや自社ビルには何が必要かを検討し、事前に準備しておくと良いでしょう。

  • 非常用電源と燃料
  • 通信回線と端末
  • 非常用照明
  • 食料品(飲料水、非常食など)
  • そのほか(携帯トイレ、簡易マット、毛布など)

賃貸オフィスの場合など自社ビル以外の場合には、管理会社に問い合わせると良いでしょう。

管理会社による防災対策

建物全体の防災対策について管理会社に事前に確認しましょう。そうすることで、緊急時も冷静に対応ができるでしょう。例えば、以下のような内容について確認し、不足部分は自社で備えるなどの対策が良いでしょう。

  • 非常用電源の配電範囲と稼働時間(非常灯とエレベーターのみというケースもあります)
  • 耐震・浸水対策(非常用電源や通信制御。重要設備についての確認)
  • 出入り口のロック解除方法(オートロックなどの場合)
  • 非常用の水や食料の備蓄(帰宅困難者が発生する可能性を想定)
  • 非常時の対応マニュアル(自然災害、テロなど)
  • 館内放送や避難訓練の実施について(定期的に行われているかどうか)

感染症対策

新型コロナウイルスをはじめ、様々な感染症への対策も欠かせません。オフィスでは、定期的な清掃が専門業者などによって行われているため、感染症対策が講じられているケースが多いでしょう。入居しているビルの状況や、空調設備や消毒、適切な対処をするための道具が揃っているかなど、オフィスビルの衛生管理についても、管理会社に確認すると良いでしょう。また、執務室内での対策を講じることも忘れてはなりません。

周辺環境について

オフィスビルなどの周辺環境を把握する際には、自治体が発行している「ハザードマップ」を活用します。ハザードマップには、危険な範囲・箇所の予測、避難場所や防災施設などが記されています。常に最新版を確認し、オフィス内で情報共有しておくことで、緊急時に焦って避難場所を探すことなく、冷静に対応できる可能性が高まります。

BCP・BCMを考慮したオフィス環境の作り方

ここからは、BCP・BCMを意識したオフィス環境を整える際に、事前にチェックポイントや導入しておくべきシステムなどについて解説します。従来の対策は当然のことながら、特に次のような対策は有効です。

  • 拠点分散
  • テレワークの導入
  • 従業員の安否確認システムづくり

拠点の分散

大規模災害が発生した場合、拠点が1か所の場合や、同じエリアに集中している場合は、全ての事業が中断してしまう可能性があります。事業の重要部分を担う機能を、異なるエリアに分散させるなど、拠点を分散配置すると良いでしょう。

テレワークの導入

コロナ禍で急激に浸透したテレワークですが、ICTツールなどを活用してオフィスから離れた場所(自宅やカフェなど)で滞りなく、安全に業務を行うための対策も欠かせません。事前にテレワークの環境を整えておくことで、緊急事態の際にも、災害発生場所から離れたエリアで、通常と変わらない業務や迅速な災害対策を行える可能性が高まります。また、有事のための導入だけでなく、日頃からテレワークができる体制を整えておくのが良いでしょう。

従業員の安否確認体制

拠点分散やテレワークを推進する上で、従業員の安否確認体制は必要です。しかし、災害発生時には電話やメールは回線が混雑して繋がりにくい可能性があります。そのため、従業員の居場所の確認や、状況を把握できるようにするために「安否確認システム」を導入するなどして、有事の際も連絡を取り合えるよう体制を整えておきましょう。

BCP・BCMの現状と課題

企業がBCP対策を検討していることは一般的になりました。しかし、策定のためのノウハウやスキル、人材の不足やインフラの把握が困難であるなど、想定以上難航している企業が少なくありません。災害時には安全確保は当然のことながら、事業の維持・継続も重要です。また、コロナ禍が長引く中でBCPの注目度が更に高まり、企業価値を高めるための手段としても検討されるようになってきています。

BCPの策定から社内への共有、実行まで時間も費用面でもコストがかかります。更に、策定後も実際に運用・見直し・改善を繰り返すBCMも重要です。また、オフィスの見直しや移転時もBCPが大きく影響します。現在のオフィスがBCPを満たしているのか、BCPを考慮したうえで移転先として適しているのかなど、BCP・BCMの観点からオフィスを見直してみましょう。

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