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年末はオフィス改革絶好のチャンス!断捨離からペーパーレス化までの手順とは?

2018.12.06

毎年12月といえば、自宅はもちろんオフィスも大掃除をするタイミングだ。溜まったホコリの掃除や不要な書類の整理に留まらず、いっそのことこの機会に思い切った「断捨離」までステップアップしたい。しかしながら自宅とは勝手が違い、オフィスには私物も含み個人管理の物品だけでなく、共有の設備や備品もたくさんあり、どういった手順で進めればいいのか分からない人も多いのではないだろうか。ここでは、そんな気になるオフィスの断捨離、さらに近年関心の高いペーパーレス化へのステップを解説しよう。

(写真=Pinkomelet / PIXTA)

年末の大掃除と一緒にオフィスの断捨離を

年末の大掃除は、心機一転する絶好の機会であり、新年を気持ちよく迎えるために社員一丸となって期限を定めて取り組む企業は多いだろう。また、働き方の見直しが重視されている現在において、大掃除に関連して注目したいのがオフィスでの断捨離だ。

普段から「書類やデータを探すのに時間がかかる」「デスクの上に使わないモノが山積み」「オフィスの隅や廊下には段ボールが並ぶ」という状況は百害あって一利なしだが、このような状況はオフィスにおいて散見されるのではないだろうか。断捨離を通じて必要なモノだけを残し、「どこに、何を、どれだけ置くのか」というルールが生まれると、探す手間が省け、取り違えも防げる。また、オフィスの一角を占拠していたモノがなくなるとその部分を有効活用でき、保管・管理コストだって抑えられる。これにより、オフィスが整然とするだけではなく、業務の効率化にもつながる。

オフィスの断捨離のポイントとは

オフィスの断捨離において最も大事なのは、組織的に行うことだ。総務などが計画を策定して持ち場の担当を割り振り、片付けの際に必要な掃除用具の手配、不用品の処理まで監督すると、効率よく進められる。組織的に行うと従業員が同じ方向を向き、同意も得やすい。

次に、スムーズに進めるために重要なのが、「必要なモノ・不要なモノ」を仕分ける基準を設けることだ。古い書類やファイル、DVDなどに保存したデータ、資料、書籍・雑誌、文房具や事務用品、使っていないPC・周辺機器、オフィス家具・家電類等……挙げればキリがないが、「これがないと仕事にならない」「いつまでには使う」「使わない」といったグラデーションをかけて選別すればいい。使わないモノはすぐさま断捨離の対象になるし、使うと決めていたモノも、期限が過ぎて使わなければ処分する。この際、「いつか使うかも」といった曖昧な考えは捨て去ってしまおう。

一方で、断捨離後に「あれは必要だった」とならないよう、処分前に「本当に捨てていいのか」「〇月〇日に処分する」と周知しておこう。また、不用になったデスクやチェアは廃棄しても構わないが、リサイクル業者に売却してもいい。

ただし、オフィスではモノの保管ルールが決まっていて、社員が勝手に判断できないケースもある。そのような場合は、「ムダな時間・空間・備品」がどれだけ業務の妨げになっているかをリサーチしたうえで決裁権者と話し合い、「購入」「保有」「処分」の基準を明確にすることだ。これらにルールを設けることで過剰な購入や在庫の抑制、適正な処分といったプロセスが生まれ、組織全体で継続的な断捨離ムードを醸成できるだろう。

オフィスをペーパーレス化すると断捨離は加速する

オフィスの整理整頓を保ち、業務効率をさらに加速させたいというなら、一歩踏み込んで紙媒体をデータ化するペーパーレス化にもトライしたい。東京23区を例にとると、平成29年度のゴミ量は前年度より約11,000トン増であり、要因としては事業系持込ゴミの6年連続増がある。事業系ゴミの大部分を占めるのはオフィスから排出される紙系のゴミであることを考えても取り組む価値は大きいといえる。

とはいえ、ペーパーレス化といっても、具体的に何から手を付けていいかわからず悩んでいる組織は多いようだが、次のようなステップで取り組むことを考えてみよう。

ステップ①:担当者を決める
全社あるいは部署単位で行うにしろ、プロジェクトの担当者と指示系統を決めないと、物事はなかなかうまく進まない。

ステップ②:ペーパーレス化の目的を決める
ペーパーレス化のメリットは様々で、「検索・閲覧機能の向上による業務効率化」「保管場所の軽減による空間の有効活用」「セキュリティ強化」「印刷や保管、廃棄コストの削減」「災害時の消失・紛失・破損対策」などが挙げられる。まずは、何を目的にペーパーレス化に踏み切るのか考え、それによるメリットを見出すと組織的に動きやすい。同時にプラスの効果を関係者に伝えて納得と協力をしてもらう。

ステップ③:何をペーパーレス化するのか決める
社内にあるすべての紙媒体をデータ化する必要はない。むしろ、とっさのメモならば紙を使った方が手軽かもしれない。「営業資料や取引先との打合せ資料は紙」「社内会議用の資料は電子化」など、目的に沿ってペーパーレス化するモノ・しないモノを明確にする。

ステップ④:ルール・運用方法の決定
社内会議用の資料をペーパーレス化するなら、「出席者に事前にデータで配布してPCにダウンロードしておく」「会議が終わった後の議事録は翌日にクラウドで共有する」「部門でのデータの保管場所」など、ルールや運用方法を決め、周知させておく。

ステップ⑤:テスト運用を行う
いきなり全社レベルで本格的に実施するのは避けたい。トラブルが生じると、頓挫する危険性があるからだ。最初はチームや部署単位でテスト運用を行い、対象者から使用感などをヒアリングしてフィードバック、最適化したうえで本格運用にシフトする。

上記のような手順でペーパーレス化が実現した後も、担当者が中心となりブラッシュアップを図っていくことが重要だ。そうすることで、「この資料もデータにすればいい」など社内で拍車がかかり、より多くのメリットを享受できれば取組みも継続もしていくだろう。年末が近くなってきたこの時期に、オフィスでの断捨離、ペーパーレス化について検討してみてはいかがだろう。