ニューノーマル時代のオフィスのあり方、レイアウトとは?

2021.11.11

新型コロナウイルスについて、何度も感染拡大が繰り返されていたが、2021年10月現在、緊急事態宣言などは解除されている。しかし、今後も感染の再拡大の危惧があり、感染症対策は継続する必要があるといえる。
コロナ禍では、多くの人の暮らしぶりが変化した。オフィス、働き方についても変化が大きかった。なによりも、コロナ禍以前から働き方改革推進の手段として提唱されていたテレワーク、リモートワークが多くの企業で導入されたことが目立つ。内閣府の調査では、コロナ感染拡大前の2019年12月段階では、東京23区の就業者においてテレワークを実施していたのは17.8%に過ぎないが、2021年4-5月になると53.5%に大幅に増加している。コロナ禍以降、急速に進んだテレワークのなかでメリットが見いだされる一方、デメリットも指摘されるようになった。通勤をはじめとする移動のロスが減少した、集中して仕事ができるようになったと言ったメリットのほか、コミュニケーションがうまくとれない、部下の業務を把握できないといったことが課題とされている。今後、テレワークの割合は変動する可能性が高いが、これらのメリット、デメリットを踏まえて、働き方が変化していくことが予想される。そこでポイントとなるのが、オフィスのあり方だ。ニューノーマル時代に対応したオフィスのあり方、レイアウトが、いま求められている。

※「第3回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」(内閣府 令和3年6月4日)より
https://www5.cao.go.jp/keizai2/wellbeing/covid/pdf/result3_covid.pdf

コロナ禍後も続くテレワーク。そこで求められるオフィスのレイアウトとは?

コロナ禍で、働き方は大きく変化した。中でも大きな変化の一つが「テレワークの普及」だろう。そもそも、働く場所を選ばないテレワークは、「働き方改革」の一環であり、コロナ禍以前から導入している企業もあった。だが、その動きは大企業やIT企業など一部の業種に限られていた。コロナ禍でそんな動きは、急速に加速した。工場や店舗、倉庫、医療機関、介護施設など、働く場所が限定される職種以外では、テレワークの導入が急速に進んだ。「仕事は会社でするもの」という常識は変化した。
そしていま、新型コロナウイルスのワクチン接種も進み、近い将来、コロナ禍以前の状態に戻ることが予想される。そのとき、働き方はどう変わるだろうか。完全に元の状態に戻ることはないといえる。内閣府の調査でも、約9割の人がコロナ禍収束後もテレワークを継続するという結果が出ている。企業、従業員ともに、テレワークの利点を体験した結果だろう。

そこで、検討すべきはオフィスのあり方だ。テレワーク導入により、ペーパーレス化が進み、利用していたキャビネット数の見直しが必要になった。全社員が毎日出勤しなくなり、従業員に割り振られた固定デスク数の見直しや、個別や広い打ち合わせスペースの増設や新設の必要がある。そうなると実際に必要となるオフィス面積を見直すことを検討されるべきだ。

アフターコロナ、ニューノーマル時代のオフィスの形。そのポイントとは?

これからのオフィスのあり方は、以前とは前提が異なる。コロナ禍以前は、全員が出社し、各自に固定された席が割り当てられていた。来客は応接スペースなどに招き、会議は会議室に集合して行われた。徐々にフリーアドレスのオフィスなども出てきていたが、主流となるには至っていなかった。これからの企業では、生産性向上を実現するため、テレワークを始めとする柔軟で多様な働き方に対応するためのオフィス改革が求められる。ここでは3つのポイントに絞って、これからのオフィスのあり方、レイアウトを考えていく。

1. 感染症対策
まず、今後も新たな感染症が現れるリスクは存在する。そこで以下のようなオフィスレイアウトの変更が求められる。

ソーシャルディスタンスを意識したレイアウト、消毒の徹底、共有するオフィス機器や、ドアノブの抗菌コートといった、消毒の徹底やアクリルボードの設置など、一般的な対応はすでに実施している企業も多いだろう。さらにドアやエレベータ、複合機・照明や空調など人の手が触れる機会が多い機器の非接触化、最新センシング技術を用いたオフィスの活用状況の把握といった対策も考えられる。一方、今後、出社する人数が減少することを想定し、オフィスの縮小を意識する企業もあると思われるが、ソーシャルディスタンスを意識すると、必ずしもオフィス面積が縮小できるとは限らないということも念頭に置くべきだ。

2. テレワークへの対応
テレワークの利点を体験した多くの企業は、テレワークの継続を意識している。テレワークに際してペーパーレス化の意識も高まっており、会議時の紙資料の削減とそれに応じた設備の活用も意識したい。加えて、以下の条件でのオフィスレイアウト変更が検討されることになるだろう。

・フリーアドレスの導入
・商談、オンライン会議などに対応した個室ブース、会議室の見直し
・フリーアドレス、個室、会議室の増加に応じた通信環境の整備

まず、これまでの従業員に割り振られた固定デスクは不要になるだろう。そのかわりに、出社した従業員が自由に場所を選べるフリーアドレスを導入する。また、取引先との打ち合わせ、商談もオンラインが増えるため、そのためにも個室ブース、会議室の増設は必要だ。オンライン会議だけではなく、個室ブースは集中して作業したい場合に対応できる。
そして、上記に対応可能な通信環境の整備も欠かせない。オンライン会議も増えることを考えると、通信容量の拡大、設備の増設も必要だ。

3. コミュニケーションの活性化
テレワークが増えたときに聞かれる懸念として「コミュニケーションの不足」が挙げられる。オフィスのレイアウトでそれを軽減することも可能だ。

・オープンな打ち合わせスペースの確保
・感染症対策を行ったカフェスペースなど、リラックスできる場所の整備

テレワーク導入のコミュニケーション活性化のためには、個室ブースや会議室とは異なる、オープンな打ち合わせスペースの整備が必要になる。人が集まるしくみを利用し、限られた出社時にも偶発的なコミュニケーションを発生させることが狙いだ。会議するほどではないが、ちょっと相談したいといった場合に活用できる。カフェなどのようにリラックスして雑談ができるようなスペースの設置を検討してもよいだろう。

会社の改革を実現するためのオフィスレイアウト変更も。オフィス移転も視野に。

コロナ禍以後、アフターコロナともニューノーマルともいわれる時代に見合ったオフィスへの対応は企業にとって必須だといえる。求められる条件に柔軟に対応するため、オフィス什器は移動しやすいものにするなどの工夫も必要だ。そして、大切なことは、新たなオフィスできることの目的を明確にすることだ。
オフィス改革は、単なるレイアウト変更が目的ではない。社員が健康で多様性のある働き方ができ、企業にとってもより効率性の高い働き方を実現するためのものだ。また、企業の情報発信、企業のあり方を考えたときにどのようなオフィスが最適なのかも検討する必要がある。
そのためには、現状のオフィスを思い切って分散させる、あるいは大幅なレイアウト変更したほうがいい場合もあるだろう。

また、オフィス面積の見直しや、望むレイアウト変更ができない場合は、オフィスの移転も視野に入れる。その際は、借りた後のレイアウト変更が可能かなどの条件確認も必要だ。望むオフィスに必要となる要素をきちんとヒアリングし、それに適したオフィスを探してくれる、それだけの広い情報とネットワーク、知見を持った不動産会社を探すところから始めるべきだといえる。

※「ハイブリットワークのためのサードオフィス考」(https://www.mecyes.co.jp/library/work-style-innovation/001)もご覧ください。

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