移転時のオフィス家具見直しのポイント、再利用するメリットを解説
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オフィス家具は、事務所移転や、レイアウト変更、リニューアル工事とあわせて見直しを検討される企業が多くあります。最近ではコロナ感染対策で浸透したリモートワークに対応したオフィス家具の利用など、働き方改革に対応したオフィス家具が多く販売されています。また、新規購入以外にも昨今注目されているレンタルや、リユースのオフィス家具など、エコにもつながる利用方法もあります。今回は、オフィス家具の処分方法や再利用などのメリット、オフィス家具の追加や新設の際のポイントについて解説します。
オフィス家具を見直す企業が多い理由とは？
オフィス移転をする理由としては、事業拡大に伴う増員や、オフィスの集約などによる面積の見直しが理由のひとつとして考えられます。多くの企業はこれを機会に、企業ブランディング・健康経営・コミュニケーションやイノベーションの活性化・リモートワークなど新しい働き方に適したレイアウトに対応するため、オフィス家具についても見直す動きがあります。
オフィス面積の変更
新型コロナウイルス感染症の影響もあり、ここ数年でリモートワークが急速に広まりました。出社率の減少に伴い、オフィス面積を縮小する場合もあれば、感染対策などオフィス戦略の見直しに伴いオフィス面積を拡大する場合など変更の理由は様々です。
オフィス面積の変更により、既存のオフィス家具が、合わなくなるといったことも起こり得ます。
例えば、オフィス面積縮小の場合はレイアウトによっては従来使っていた家具の配置が難しくなり、事業拡大によりオフィス面積が拡大する場合にはデスクや社内外の打ち合わせ用のオフィス家具の増設が必要になります。
生産性向上や業務の効率化などに対応した働き方に適したレイアウト変更
生産性向上や業務の効率化など、働き方改革への対応がオフィス戦略として推進されている昨今の状況を受けて、座席を固定席からフリーアドレスやABW※形式に変更する企業も増えてきました。
固定席の場合は、社員全員のデスクやチェアも用意しますが、フリーアドレスやABWでは、社員が目的に応じて働く場所を選んで業務を行うため、座席数が削減できます。また、座席だけではなく、リモートワークの普及に伴う社内外とのWEB会議に必要なオフィス家具など、多様な働き方に対応したレイアウトに見合ったオフィス家具の選択が必要になってきます。
※Activity Based Workingの略。時間と場所を自由に選択できる働き方。
オフィス家具付き物件に移転する
オフィス移転する場合、引っ越し費用や新オフィスの契約関連費用など様々なコストがかかるため、可能な限りオフィス家具のコストを抑えたいというケースも多いでしょう。
その一例として、「オフィス家具付き物件に移転する」という選択肢もあります。
オフィス家具付き物件への移転は、以下のようなメリットが挙げられます。
- 移転準備にかかる時間を短縮できる
- オフィス家具の買替えが不要(又は削減できる)
- サステナブル経営が実現できる
オフィス家具付き物件(セットアップオフィス)は、入居するテナント企業のみならず、オフィスビルのオーナーにとってもメリットが多くあります。
例えば、セットアップされていることにより競合物件との差別化に繋がります。予め設置しているオフィス家具の種類や数は物件によって異なります。打ち合わせスペースや会議室がある物件もあれば、小規模ミーティング用のスタンディングテーブルが設置している物件など様々です。
オフィス家具をレンタルする
働き方の多様化が進む中、オフィスのレイアウトも柔軟に対応する必要があります。事業拡大を想定しオフィス家具を増設することもあれば、一時的な事業プロジェクトの設置で急な増員をするなど、イレギュラーな状況にも対応できるのが「レンタル家具」です。
レンタル家具は、一定期間のみ利用することができ、オフィス家具新設におけるひとつの方法として覚えておくと良いでしょう。レンタル家具のメリットは以下の通りです。
- 導入費用を抑えることができる
- 修理・廃棄費用がかからない
- オフィス環境の変化（人数の変化）に対応できる
オフィス家具を購入した場合とレンタルした場合、このような違いがあります。
| 購入 | レンタル | |
|---|---|---|
| 商品の種類 | 豊富 | 限られる |
| 導入費用 | 場合によってはまとまった費用がかかる | 購入より抑えられる |
| 契約期間 | 期間による制限はなし | 期限が限られる |
| 所有権 | 購入者 | レンタル会社 |
| 修理 | 実費 | レンタル会社持ち |
| 会計処理 | 備品 | 貸借料 |
| 廃棄費用 | 売れれば抑えられる | 必要なし |
新しいオフィスレイアウトや、多様な働き方に適したオフィス家具の選定は大切な要素のひとつです。最近は、デスクや椅子に様々な機能が付くなど業務効率を上げるために工夫されている家具が多くあります。移転を機に見直すと良いでしょう。
オフィス家具・備品は粗大ゴミとして処分できない
オフィス家具付き物件への移転やレンタル家具を活用すると、従来使用していたオフィス家具は処分が必要になります。
一般家庭から出た処分品であれば粗大ゴミとして処分できますが、オフィス家具は産業廃棄物もしくは事業系一般廃棄物に該当するため注意が必要です。誤って廃棄してしまうと、罰則が課せられることもあります。また、産業廃棄物として処分した場合も、処理業者が不法投棄をするなど正しい処理をしていない場合は、処分を依頼した事業所も違反行為をしたと見なされるため注意が必要です。
オフィス家具を処分する方法
オフィス家具を処分する際は、地域によってその方法が異なるため、適切に対応しましょう。オフィス家具を正しく処分する方法は、以下の3つです。
- 自治体へ依頼する
- 買取業者へ売却する
- 不用品回収業者・廃棄物処理業者へ依頼する
まずは、自治体指定の処分方法を確認しましょう。運搬可能な量であれば、処分場まで直接持ち込む方法もあります。但し、持ち込みは中小企業のみに認められている制度となるため、基準を満たしているかの確認が必要です。
自治体へ依頼する
自治体によっては、オフィス家具の引き取りを受け付けているところもあり、専門業者に依頼するよりもリーズナブルに済むケースもあります。
ただし、指定箇所まで搬入する必要があります。受け入れをしていない自治体もあるため、事前に問い合わせるのが良いでしょう。
また、自治体に依頼し粗大ゴミを処分する場合は、粗大ゴミ券を事前に購入し、収集日を確定するなど、専門業者の対応と違いがあることを留意しましょう。
買取業者へ売却する
不要になった状態のよいオフィス家具は、「買取業者」へ売却する方法もあります。また、そのようなリサイクル品の再利用を検討している企業もあるでしょう。
不用品回収業者・廃棄物処理業者へ依頼する
不用品回収業者に引き取ってもらうのも1つの手段です。
業者によっては無料もしくは安く引き取ってくれるケースもあり、コストを抑えて処分したい場合には検討するのも良いでしょう。
ただしオフィス家具を引き取るためには、不用品回収業者・廃棄物処理業者が事業系一般廃棄物・産業廃棄物に関する許可証を取得している必要があります。
不用品回収業者を選定する際には、必ず許可証を取得している業者であるかを確認しましょう。
現在のオフィスの課題や、新オフィスでの働き方を見据えて、必要に応じてオフィス家具を新設しましょう。オフィス家具は「新規購入」だけでなく、「リユース」や「レンタル」を利用する方法もあります。急な増員や一時的な利用の際にはもちろん、サステナブルを考慮したオフィス改革のひとつとして、検討するのもよいでしょう。
レンタル家具やリユース家具の利用は、オフィス移転をするテナントのみならず、ビルオーナーにとってもメリットがあります。オフィス家具を予め設置することで、オフィスに付加価値をつけることができます。
